Segnalazioni Whistleblowing
Noi di Biesse Solution SRL ci impegniamo a garantire un ambiente trasparente, etico e pienamente conforme alle normative. Per questo, offriamo a tutti i soggetti interessati un sistema sicuro e riservato per segnalare eventuali irregolarità o violazioni. Accogliamo segnalazioni relative a comportamenti non etici, illeciti o in contrasto con i principi di trasparenza, imparzialità e indipendenza stabiliti dalla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17024.
Effettua una segnalazione1. Principi Guida
Il sistema di whistleblowing di Biesse Solution S.r.l. si conforma al D.Lgs. 24/2023, alla Direttiva (UE) 2019/1937 e al GDPR, basandosi sui seguenti principi:
- Riservatezza rafforzata: l’identità del segnalante, del segnalato e di ogni soggetto coinvolto, nonché il contenuto della segnalazione, sono protetti con misure tecniche (crittografia, accessi profilati) e organizzative. La riservatezza è garantita nei limiti previsti dalla legge: la divulgazione dell’identità è ammessa solo nei casi tassativi indicati al successivo paragrafo 5.
- Divieto di ritorsione: protezione da qualsiasi misura discriminatoria o ritorsiva nei confronti di chi segnala, divulga o denuncia in presenza dei presupposti di legge.
- Imparzialità e indipendenza: la gestione è affidata a un soggetto autonomo, formato e privo di conflitti di interesse rispetto ai fatti segnalati.
- Tutela della privacy: i dati personali sono trattati secondo i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione (GDPR).
Verifica di applicabilità: l’adozione del canale interno conforme al D.Lgs. 24/2023 è obbligatoria per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, almeno 50 lavoratori, per i soggetti che adottano un Modello 231 e per i soggetti operanti in settori regolati. Biesse Solution S.r.l. dichiara di applicare la presente policy a titolo: obbligatorio.
2. Soggetti che possono segnalare e soggetti tutelati
Possono effettuare segnalazioni ed essere tutelati, oltre ai dipendenti: i lavoratori autonomi e i collaboratori, i liberi professionisti e i consulenti, i tirocinanti e i volontari (anche non retribuiti), i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza, i lavoratori e i collaboratori di fornitori e appaltatori. La tutela si applica anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato (fase di selezione o trattative precontrattuali), durante il periodo di prova e dopo la cessazione del rapporto, se le informazioni sono state acquisite durante il rapporto.
Sono inoltre tutelati: i facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo legate al segnalante da stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi che lavorano con il segnalante e hanno con esso un rapporto abituale e corrente, nonché gli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora o operanti nel medesimo contesto lavorativo.
3. Oggetto della segnalazione
Cosa segnalare
Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e violazioni del Modello 231 (ove adottato dalla Società); violazioni di disposizioni nazionali o di atti dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, come definite dal D.Lgs. 24/2023.
Cosa non segnalare
Lamentele di carattere personale relative al proprio rapporto di lavoro individuale (es. contestazioni su ferie o mansioni) prive di rilevanza pubblica o di illecito. Sono inoltre escluse le materie sottratte dall’art. 1, comma 2, del D.Lgs. 24/2023 (es. sicurezza nazionale, informazioni classificate, segreto professionale forense e medico, segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali).
4. Canali di segnalazione interni
A. Piattaforma informatica (canale prioritario)
Modulo online accessibile al link:
-> Link di accesso al modulo in modalità anonima
-> Link di accesso al modulo in modalità nominativa
La piattaforma garantisce la cifratura dei contenuti e la conservazione separata dei dati identificativi. È lo strumento raccomandato perché assicura il più elevato livello di riservatezza e tracciabilità.
B. Canali alternativi (con specifiche cautele)
Segnalazione scritta (posta ordinaria) – metodo delle “Tre Buste”:
Busta 1: dati identificativi del segnalante e copia del documento di identità;
Busta 2: la segnalazione vera e propria;
Busta 3 (esterna): contiene le due buste precedenti e riporta all’esterno SOLO la dicitura “RISERVATA PERSONALE – Al Gestore delle Segnalazioni Whistleblowing”.
Indirizzo: Biesse Solution S.r.l. – Viale Antonio La Falce n. 85 – 87040 San Lorenzo del Vallo (CS).
Email dedicata: whistleblowing@biessesolution.it – accesso riservato al solo Gestore delle Segnalazioni, casella non condivisa e non indicizzata. Si raccomanda l’invio da indirizzi non riconducibili alla rete aziendale per maggiore tutela.
Linea telefonica / messaggistica: +39 350 903 2449. Previo consenso del segnalante, la segnalazione potrà essere registrata o trascritta in un verbale che il segnalante ha diritto di verificare, rettificare e confermare con sottoscrizione.
Incontro diretto: su richiesta, incontro fisico con il Gestore in luogo idoneo a garantire la riservatezza, con redazione di apposito verbale.
5. Canale esterno ANAC e divulgazione pubblica
Il segnalante può rivolgersi al canale esterno gestito dall’ANAC quando: il canale interno non è attivo o non è conforme; ha già effettuato una segnalazione interna senza riscontro o con esito negativo; ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione interna non avrebbe seguito efficace o esporrebbe a ritorsione; la violazione può costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
La divulgazione pubblica (es. stampa, mezzi elettronici) beneficia delle tutele solo se: è stata previamente attivata la via interna ed esterna senza riscontro nei termini; ovvero sussiste pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; ovvero la segnalazione esterna comporterebbe rischio di ritorsione o scarse prospettive di seguito effettivo. Resta sempre possibile la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.
La Società informa che le condizioni per l’accesso al canale esterno e alla divulgazione pubblica, nonché le modalità operative, sono dettagliate dalle Linee Guida ANAC (Delibera n. 311 del 12 luglio 2023).
6. Gestione della segnalazione
La gestione è affidata al “Gestore delle Segnalazioni”, individuato in una funzione interna autonoma della Società dotata di indipendenza operativa rispetto alla direzione e priva di conflitti di interesse rispetto ai fatti segnalati, formalmente incaricata con apposito atto e istruita al rispetto della riservatezza. Il nominativo e i recapiti del soggetto incaricato sono resi conoscibili al segnalante nell’atto di incarico e tramite i canali di segnalazione (piattaforma e modulo).
Fasi (conformi al D.Lgs. 24/2023):
- Avviso di ricevimento: entro 7 giorni dalla ricezione è inviata conferma di presa in carico al segnalante (se rintracciabile o tramite piattaforma).
- Istruttoria: il Gestore valuta l’ammissibilità e svolge l’indagine interna, potendo richiedere integrazioni al segnalante.
- Riscontro finale: entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento è fornito riscontro sull’esito o sullo stato delle azioni intraprese.
- Segnalazioni anonime: sono prese in carico se circostanziate. Qualora il segnalante anonimo sia successivamente identificato e subisca ritorsioni a causa della segnalazione, si applicano integralmente le tutele di legge.
- Segnalazione ricevuta da soggetto non competente: se la segnalazione perviene a soggetto interno diverso dal Gestore, questi la trasmette al Gestore entro 7 giorni, informandone il segnalante.
Conflitto di interessi del Gestore
Qualora la segnalazione riguardi, anche solo potenzialmente, il Gestore delle Segnalazioni o un soggetto in conflitto di interessi con i fatti segnalati, la segnalazione è indirizzata all’Alta Direzione / Legale Rappresentante, sostituendo nella dicitura “Al Gestore delle Segnalazioni” con “Riservata all’Alta Direzione”. Il soggetto in conflitto è escluso da ogni fase di trattazione del caso.
7. Condizioni e limiti della tutela
Le tutele si applicano se, al momento della segnalazione, il segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni fossero vere e rientranti nell’ambito oggettivo della presente policy. Il motivo della segnalazione è irrilevante ai fini della tutela.
Le tutele non operano e possono comportare responsabilità civile, penale e disciplinare quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o calunnia, ovvero la sua responsabilità civile per dolo o colpa grave. L’abuso della procedura per finalità opportunistiche o per arrecare danno al segnalato comporta l’applicazione di sanzioni disciplinari.
8. Divieto di ritorsione e misure di sostegno
Sono vietate le ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, quali a titolo esemplificativo:
- licenziamento, sospensione, demansionamento, mancata promozione, trasferimento; modifiche dell’orario o del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio;
- note di merito o referenze negative, mancato rinnovo o risoluzione anticipata di contratto, esclusione da formazione;
- molestie, mobbing, isolamento, intimidazioni; inserimento in liste o segnalazioni improprie a terzi che ostacolino l’occupazione futura.
Inversione dell’onere della prova: in caso di contestazione, spetta alla Società dimostrare che le misure adottate verso il segnalante sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione. Il segnalante che subisce ritorsioni connesse ad attività di rilevanza pubblica può darne comunicazione all’ANAC. Sono disponibili misure di sostegno tramite gli enti del Terzo settore iscritti nell’elenco ANAC.
9. Sistema sanzionatorio
La Società applica sanzioni disciplinari, secondo il CCNL applicabile e nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori, nei confronti di chi: pone in essere ritorsioni; ostacola o tenta di ostacolare la segnalazione; viola l’obbligo di riservatezza; effettua con dolo o colpa grave segnalazioni rivelatesi infondate.
Si richiama inoltre il regime sanzionatorio amministrativo previsto dall’art. 21 del D.Lgs. 24/2023, applicato dall’ANAC, per ritorsioni, ostacolo alla segnalazione, violazione della riservatezza o mancata attivazione/conformità dei canali e procedure.
10. Registro delle segnalazioni, conservazione e sicurezza
Il Gestore protocolla e aggiorna il “Registro delle segnalazioni”, assicurando l’archiviazione della documentazione di supporto in archivi cartacei e/o informatici con i più elevati standard di sicurezza. L’accesso è segregato e limitato ai soli soggetti autorizzati. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla trattazione e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale.
11. Trattamento dei dati personali (sintesi informativa)
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR:
- Titolare: Biesse Solution S.r.l.
- Finalità: gestione delle segnalazioni di illeciti (obbligo legale / interesse pubblico).
- Conservazione: per il tempo necessario alla gestione e comunque non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale.
- Diritti: i diritti dell’interessato (incluso il segnalato) possono subire limitazioni ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, qualora il loro esercizio possa pregiudicare in concreto la riservatezza dell’identità del segnalante.
- Adempimenti del Titolare: aggiornamento del Registro delle attività di trattamento; informativa dedicata ai segnalanti e integrazione dell’informativa dipendenti; misure tecniche e organizzative adeguate; in caso di esternalizzazione, nomina del Responsabile esterno del trattamento; in caso di risorse condivise, accordi di contitolarità; DPIA ove richiesta.
L’informativa completa è disponibile al link: Privacy Policy
12. Informazione, formazione e diffusione
La presente policy è resa disponibile a tutto il personale e ai soggetti tutelati tramite i canali interni e la sezione dedicata del sito. La Società assicura adeguata informazione e formazione del personale e la formazione specifica del Gestore delle Segnalazioni, e ne cura l’aggiornamento periodico.