La legge n. 132 del 23 settembre 2025 stabilisce all’art. 14 che nella pubblica amministrazione l’IA opera «in funzione strumentale e di supporto» e che la persona resta l’unica responsabile dei provvedimenti.
Per l’intelligenza artificiale in segreteria scolastica valgono anche le Linee guida del DM n. 166 del 9 agosto 2025 e il D.Lgs. 179/2026. Ecco cosa cambia per Assistenti Amministrativi e DSGA, tra tutele, privacy e formazione MIMeraviglIA.
Intelligenza artificiale in segreteria scolastica: gli usi indicati dal Ministero
Le Linee guida per l’introduzione dell’IA nelle Istituzioni scolastiche, allegate al DM n. 166 del 9 agosto 2025 firmato dal Ministro Giuseppe Valditara, dedicano un paragrafo al personale amministrativo. Secondo il documento, l’IA può essere «un prezioso supporto per il DSGA ed il personale ATA».
Gli esempi indicati dal Ministero, a titolo esemplificativo, sono tre:
- Organizzazione delle richieste: chatbot che supportano lo smistamento delle richieste più frequenti su orari, iscrizioni e certificazioni, e la verifica dei documenti, ad esempio il controllo dei titoli;
- Comunicazioni periodiche: sistemi di mailing per circolari con scadenze ben definite, come la circolare sulla copertura assicurativa;
- Gestione dei beni mobili: supporto alla gestione dell’inventario, con l’analisi del bisogno di nuovi acquisti o sostituzioni.
Il DM 166/2025 riguarda direttamente la segreteria anche per un altro aspetto. L’art. 3 consente l’accesso all’area privata del Servizio sulla piattaforma Unica a due categorie: il dirigente scolastico e il «personale amministrativo di segreteria scolastica».
Nella sezione «Progetti IA» la scuola può condividere, in modo facoltativo, le sperimentazioni avviate. Le Linee guida prevedono la compilazione di una scheda progetto, utile a censire le iniziative e a condividerle con il Ministero e con le altre scuole.
Chi firma resta responsabile: l’art. 14 della legge 132/2025
L’art. 14 della legge n. 132/2025 riguarda l’uso dell’IA nelle pubbliche amministrazioni, scuole comprese. Il comma 2 fissa il principio: l’IA lavora in funzione di supporto e la persona «resta l’unica responsabile dei provvedimenti» in cui è stata utilizzata.
Nella pratica dell’intelligenza artificiale in segreteria scolastica, un certificato o una comunicazione preparati con l’aiuto dell’IA restano atti della scuola. Chi li predispone e chi li firma ne risponde come se li avesse scritti senza alcun supporto digitale.
Le Linee guida richiamano l’attenzione anche sulle cosiddette «allucinazioni dell’IA», cioè risultati che non corrispondono alla realtà. Ragion per cui ogni dato prodotto da uno strumento automatico va sempre verificato prima di entrare in un atto.
Il documento ministeriale pone poi l’intervento umano tra i requisiti etici, anche nei processi organizzativi e gestionali. Il Dirigente Scolastico, supportato dal personale designato, ha il ruolo di guida e deve poter intervenire in caso di anomalie.
Dati personali: perché non basta un chatbot qualsiasi
La segreteria tratta ogni giorno dati di studenti, famiglie e personale. Ragion per cui le Linee guida dedicano ampio spazio agli adempimenti privacy, che la scuola deve rispettare come titolare del trattamento.
Prima di trattare dati personali con un sistema di IA la scuola deve eseguire una valutazione d’impatto (DPIA). Secondo le Linee guida, la DPIA «risulta necessaria» in considerazione dell’innovatività dello strumento e del volume potenzialmente elevato di dati trattati.
Il personale che usa lo strumento deve essere autorizzato al trattamento e ricevere istruzioni specifiche, ai sensi dell’art. 29 del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy. Le istruzioni indicano i principi da rispettare, le categorie di dati e le operazioni consentite.
I fornitori esterni vanno nominati responsabili del trattamento con un contratto conforme all’art. 28 del GDPR. In caso di violazione dei dati, la scuola deve informare il Garante senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore.
Va precisato che la scuola risponde anche degli inadempimenti del fornitore, se non dimostra di aver adottato misure adeguate. Ne deriva una regola semplice per chi lavora allo sportello: niente dati di studenti o colleghi in strumenti non autorizzati dalla scuola.
Chi fa cosa: Dirigente, DSGA, Assistenti Amministrativi e fornitori
Le Linee guida e le norme collegate distribuiscono i ruoli in modo preciso. La tabella riassume chi fa cosa quando una segreteria introduce un sistema di IA.
| Soggetto | Ruolo | Fonte |
| Istituzione scolastica | Titolare del trattamento e «deployer» ai sensi dell’AI Act | Linee guida DM 166/2025 |
| Dirigente Scolastico | Guida la sorveglianza umana e ha accesso all’area privata del Servizio IA su Unica | Linee guida; DM 166/2025, art. 3 |
| DSGA e Assistenti Amministrativi | Personale autorizzato al trattamento, con istruzioni specifiche; accesso all’area privata del Servizio IA su Unica | Linee guida; DM 166/2025, art. 3 |
| Chi firma l’atto | Unico responsabile del provvedimento, anche se è stato usato l’IA | L. 132/2025, art. 14, c. 2 |
| Fornitore esterno | Responsabile del trattamento, con contratto ex art. 28 GDPR | Linee guida DM 166/2025 |
L’Assistente Amministrativo come lavoratore: le tutele del D.Lgs. 179/2026
Il D.Lgs. 7 ottobre 2026, n. 179, in vigore dal 23 ottobre 2026, guarda all’IA anche dal lato di chi la subisce come lavoratore. L’art. 41 si applica anche al datore di lavoro pubblico.
Le decisioni su assunzione, modifica o cessazione del rapporto, provvedimenti disciplinari e valutazioni non possono basarsi unicamente su un trattamento automatizzato. La decisione definitiva è in ogni caso riservata a una persona fisica.
Il lavoratore può chiedere una motivazione intelligibile, con l’intervento di una persona. Le decisioni prese in violazione sono nulle, e il consenso del lavoratore non basta a derogare al divieto.
L’art. 42 riguarda la sicurezza. I sistemi di IA che incidono su organizzazione, ritmi di lavoro o processi decisionali vanno valutati nel documento di valutazione dei rischi previsto dall’art. 28 del D.Lgs. n. 81/2008, con informazione e formazione per i lavoratori.
Formazione: MIMeraviglIA e alfabetizzazione all’IA
Le Linee guida qualificano la scuola come «deployer» ai sensi dell’AI Act. L’art. 4 del regolamento (UE) 2024/1689 chiede ai deployer di garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del personale che usa i sistemi.
A tal proposito, il Ministero ha avviato MIMeraviglIA con la nota prot. n. 51475 del 17 luglio 2026. La nota è firmata dalla Direttrice Generale Gianna Barbieri, della Direzione generale per l’edilizia scolastica, le risorse e il supporto alle istituzioni scolastiche.
Il percorso si rivolge prioritariamente al personale amministrativo ed è aperto anche a DSGA e Dirigenti Scolastici. La supervisione scientifica è del Dipartimento di Informatica dell’Università Sapienza di Roma.
| Elemento | Cosa prevede la nota MIM |
| Durata | 16 ore di formazione |
| Contenuti | 6 moduli online fruibili in autonomia, 4 webinar interattivi con esperti |
| Supporto | Forum di confronto e tutor virtuali con avatar basati sull’IA |
| Verifica | Test di verifica |
| Attestato | Attestato finale di partecipazione, valido per gli obblighi formativi annuali del personale della PA |
| Accesso | Da istruzione.it/mimeraviglia («Inizia il tuo percorso», poi «Entra in Formazione MIM») oppure dal SIDI: Formazione → Formazione MIM → MIMeraviglIA |
Per chi non è ancora abilitato al SIDI o ha problemi di accesso, la nota indica l’assistenza all’indirizzo supporto@mimeraviglia.it.
Sulla formazione per l’intelligenza artificiale in segreteria scolastica sono in arrivo altri tasselli. L’art. 40 del D.Lgs. 179/2026 affida al Ministro per la pubblica amministrazione linee guida sul quadro minimo di competenze in materia di IA del personale pubblico.
L’art. 10 del DM 166/2025 prevede inoltre decreti ministeriali sulle iniziative di formazione in materia di IA per le scuole, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.
Corso Segretario Coordinatore Amministrativo: 1,5 punti per Assistente Amministrativo
Chi lavora in segreteria o punta al profilo di Assistente Amministrativo può rafforzare il proprio punteggio – in vista del prossimo aggiornamento ATA atteso per la prossima primavera – con il Corso Segretario Coordinatore Amministrativo di Scuola Moscati. La qualifica vale 1,5 punti nelle graduatorie ATA di Assistente Amministrativo, secondo le Tabelle Aggiornamento 2024.
Il percorso è autorizzato dalla Regione Campania e rilascia una qualifica EQF 5, valida in Italia e in Europa. Prevede 300 ore online con tutor e lezioni in diretta, e la qualifica si ottiene previo superamento dell’esame finale.
Per accedere serve un titolo almeno EQF 4, cioè un diploma di scuola secondaria superiore. La qualifica non ha scadenza: scopri il Corso Segretario Coordinatore Amministrativo.
Domande frequenti sull’IA in segreteria (FAQ)
Un Assistente Amministrativo può usare l’IA per preparare un certificato?
Le Linee guida del DM 166/2025 indicano tra gli usi possibili il supporto alle richieste su certificazioni e alla verifica dei documenti. L’atto resta però della scuola e, secondo l’art. 14 della legge 132/2025, la persona resta l’unica responsabile del provvedimento.
Si possono inserire dati degli studenti in un chatbot?
Solo in strumenti adottati dalla scuola nel rispetto del GDPR. Le Linee guida richiedono una DPIA prima del trattamento, l’autorizzazione del personale con istruzioni specifiche e la nomina dei fornitori come responsabili del trattamento.
Chi può accedere al Servizio IA sulla piattaforma Unica?
L’area pubblica è aperta a chiunque. All’area privata accedono, previa autenticazione, il dirigente scolastico e il personale amministrativo di segreteria scolastica, secondo l’art. 3 del DM 166/2025.
Quante ore dura il corso MIMeraviglIA e cosa rilascia?
Secondo la nota MIM prot. n. 51475 del 17 luglio 2026, il percorso dura 16 ore, con 6 moduli online e 4 webinar. Al termine rilascia un attestato di partecipazione valido per gli obblighi formativi annuali del personale della PA.
Un algoritmo può decidere una valutazione o una sanzione disciplinare per il personale ATA?
No. L’art. 41 del D.Lgs. 179/2026, che vale anche per il datore di lavoro pubblico, riserva la decisione definitiva a una persona fisica. Le decisioni prese solo in modo automatizzato sono nulle.
